Niet alles in een bedrijf hoeft geautomatiseerd. Maar het werk dat elke week hetzelfde is, kost uren die je beter besteedt. Adproved zoekt met je uit welke processen zich ervoor lenen en bouwt daar een systeem voor dat jou om akkoord vraagt.
Plan een kennismakingBedrijfsprocessen automatiseren is het laten uitvoeren van terugkerend werk door software, zodat mensen zich kunnen richten op werk dat aandacht vraagt. Klassieke automatisering volgt vaste regels; met AI kan ook werk worden overgenomen dat om lezen, schrijven en beoordelen vraagt, zoals mail beantwoorden of offertes voorbereiden.
Geschreven door Julian Peeters, Adproved bijgewerkt:
Een proces leent zich voor automatisering als het aan drie dingen voldoet: het komt elke week terug, het kost een vaste persoon tijd, en de invoer is duidelijk. Binnenkomende mail voldoet daaraan. Offerte-aanvragen ook. Voorraad en bestellingen, planning, facturen die nagejaagd moeten worden: allemaal werk dat zich herhaalt en waarvan de bron bekend is.
Bij mail gaat het om lezen, sorteren op wat urgent is en voor terugkerende vragen een antwoord klaarzetten in jouw toon. Bij offertes om de aanvraag uitpluizen, de juiste prijsregels kiezen en een concept opstellen dat jij controleert. Bij inkoop om voorraad en verbruik bijhouden en op tijd een bestelvoorstel klaarleggen bij de juiste leverancier.
Elk bedrijf heeft daarnaast eigen tijdvreters. Planning, roosters, rapportages, het overtypen van gegevens van het ene systeem naar het andere. Vertel waar jouw uren heen gaan, of laat het ons samen uitzoeken door een paar uur met je mee te lopen. Dan weet je welk proces als eerste aan de beurt is.
Het begint met een gesprek over welk werk te automatiseren is, wat dat ongeveer vraagt en wat het oplevert. Weet je dat zelf nog niet, dan lopen we een paar uur met je mee in het bedrijf om het samen uit te zoeken.
Daarna bouwen we één systeem, voor het proces dat de meeste uren kost en het minste risico draagt. We koppelen het aan de software die je al gebruikt: je mailbox, je offertepakket, je webshop of boekhouding. De eerste weken draait het mee zonder zelf iets te versturen, zodat je ziet wat het zou hebben gedaan en corrigeert.
Pas als het klopt, geef je het ruimte. Vanaf dan meten we wat het oplevert en breiden we uit waar het loont. Elk systeem wordt beter naarmate het langer draait, omdat het leert van jouw correcties en omdat we het blijven bijstellen.
Automatiseren is geen doel op zich. Het klantgesprek waarin je iemand overtuigt, de beslissing met grote gevolgen, het bericht waarin de persoonlijke toon het verschil maakt: dat werk wordt niet beter als een systeem het overneemt. Het wordt hooguit sneller, en dat is niet hetzelfde.
Daarom zeggen we ook eerlijk wat je beter zelf kunt blijven doen. Een goed systeem neemt het werk weg dat je aandacht opslokt, zodat je die aandacht overhoudt voor het werk waar je bedrijf om draait. Als de som niet uitkomt, of als een proces te veel oordeel vraagt, hoor je dat gewoon.
Het systeem werkt in je mailbox, offertepakket, webshop of boekhouding. Je hoeft geen software te vervangen of over te stappen.
Het systeem stelt voor, jij beslist. Geen mail, offerte of bestelling gaat de deur uit zonder dat een mens het heeft goedgekeurd.
We beginnen bij het werk dat de meeste tijd kost en het minste risico draagt, zodat je binnen een maand ziet of het werkt.
Elk systeem leert van jouw correcties. We meten wat het oplevert en breiden alleen uit waar het loont.
Je kiest er één. Die draait, bewijst zichzelf, en pas daarna kijk je of er een tweede bij moet. Geen traject van een half jaar.
Voor bedrijven die leven van afspraken, aanvragen en offertes. Praktijken, salons, garages, makelaars.
Neemt op als niemand kan opnemen, beantwoordt simpele vragen zoals openingstijden, en noteert wie er belde en waarvoor.
Past bij: Praktijken, kappers, garages, installateurs.
Beantwoordt dag en nacht vragen van bezoekers, en vraagt bij interesse naam en telefoonnummer om door te sturen.
Past bij: Elk bedrijf met een website.
Klanten appen om een afspraak te maken, te verzetten of af te zeggen. De bot kijkt in de agenda en regelt het, ook buiten werktijd.
Past bij: Kappers, praktijken, garages, salons.
Reageert binnen een minuut op een nieuwe aanvraag en plant meteen een afspraak in. Snel reageren betekent vaker de klus.
Past bij: Installateurs, makelaars, autobedrijven, zonnepanelen, keukens.
Maakt op basis van jullie prijslijst alvast een offerte uit een aanvraag. Jij kijkt hem na en stuurt hem weg.
Past bij: Installateurs, schilders, hoveniers, drukkerijen.
Ongeacht wat je verkoopt: reviews, social media en sollicitaties.
Vraagt na een aankoop of bezoek om een review, en schrijft alvast een net antwoord op wat er binnenkomt.
Past bij: Elk lokaal bedrijf en elke webshop.
Maakt elke week een paar berichten voor Instagram en Facebook op basis van jullie producten, foto's en acties.
Past bij: Winkels, horeca, salons, webshops.
Reageert meteen op sollicitanten, stelt een paar korte vragen en plant een kennismaking in.
Past bij: Overal waar personeel moeilijk te vinden is.
Gekoppeld aan je winkel. Van voorraad en productinvoer tot klantenmail en terugkerende bestellingen.
Kijkt elke dag naar verkopen en voorraad, waarschuwt wat bijna op is of te lang blijft liggen, en maakt een bestellijst per leverancier.
Past bij: Webshops en groothandels met veel producten.
Zet een pdf, foto of lijst van de leverancier om in producten in de webshop: titel, tekst, specificaties, categorie en prijs.
Past bij: Webshops, groothandels en leveranciers die vaak nieuwe producten toevoegen.
Houdt concurrentprijzen bij naast je eigen inkoop, marge en voorraad, en geeft per product een prijsadvies dat jij goedkeurt.
Past bij: Webshops met veel producten en veel concurrentie.
Leest de oude mails, leert hoe jullie schrijven, en zet voor elke nieuwe klantenmail alvast een antwoord klaar om na te lezen.
Past bij: Bedrijven met veel klantenmail.
Beantwoordt de vragen die de hele dag terugkomen over bezorging, retour en voorraad, en kijkt daarvoor zelf in de winkel en bij de vervoerder.
Past bij: Alle webshops.
De bezoeker typt waar hij mee zit en krijgt meteen de juiste producten te zien, zoals een verkoper in de winkel dat doet.
Past bij: Webshops met veel keuze.
Stuurt een persoonlijk bericht via mail of WhatsApp aan wie iets in zijn wagen legde maar niet afrekende, en helpt bij twijfel alsnog.
Past bij: Alle webshops.
Vraagt lengte, gewicht en welke maat iemand normaal draagt, en zegt welke maat hij moet bestellen. Scheelt retouren.
Past bij: Kleding, schoenen, sport en fietsen.
Schrijft de nieuwsbrief en past hem aan per klant op basis van wat diegene eerder kocht. Jij keurt goed, de bot verstuurt.
Past bij: Webshops met een klantenbestand.
Stelt bij het afrekenen precies het product voor dat erbij hoort, zoals de conditioner bij de shampoo.
Past bij: Webshops met producten die bij elkaar horen.
Rekent uit wanneer iemands product ongeveer op is en stuurt precies dan één persoonlijk bericht.
Past bij: Producten die klanten vaker kopen: verzorging, supplementen, diervoer, koffie.
| Zelf blijven doen | Klassieke automatisering | AI-systeem op maat | |
|---|---|---|---|
| Geschikt voor | Werk dat elke keer anders is en oordeel vraagt | Werk met vaste regels en vaste invoer | Terugkerend werk met tekst, uitzonderingen en variatie |
| Voorbeeld | Een moeilijk klantgesprek | Na elke bestelling automatisch een factuur | Binnenkomende mail lezen, sorteren en een antwoord klaarzetten |
| Wie beslist | Jij, elke keer | De regel, altijd | Het systeem stelt voor, jij geeft akkoord |
| Wat het vraagt | Al je uren, elke week opnieuw | Eenmalig inrichten | Een gesprek, een bouwperiode en een paar weken meekijken |
Alles wat elke week terugkomt, een vaste persoon tijd kost en een duidelijke bron heeft: binnenkomende mail, offerte-aanvragen, voorraad en bestellingen, planning, facturen najagen en het overzetten van gegevens tussen systemen. In het eerste gesprek zoeken we uit welk proces bij jou als eerste aan de beurt is.
Klassieke automatisering volgt vaste regels: als dit, dan dat. Dat werkt goed voor werk met vaste invoer, zoals een factuur na elke bestelling. AI-automatisering kan ook overweg met tekst, uitzonderingen en werk dat elke keer net anders is, zoals een mail begrijpen en er een passend antwoord op klaarzetten.
Nee. We koppelen het systeem aan wat je al gebruikt: je mailbox, je offertepakket, je webshop of je boekhouding. In het eerste gesprek bekijken we welke koppelingen mogelijk zijn en wat daarvoor nodig is.
Door het niet zelfstandig te laten versturen. Het systeem stelt voor en wacht op akkoord, en in de eerste weken draait het mee zonder iets te doen. Jij ziet wat het zou hebben gedaan, corrigeert, en het systeem leert daarvan. Hoeveel ruimte het daarna krijgt, bepaal jij.
Van eerste gesprek tot draaiend systeem rekenen we vier tot zes weken, inclusief de weken waarin het systeem meedraait zonder zelf iets te versturen. Daarna weet je binnen een maand of het werkt en wat het oplevert.
Vertel het in een kennismaking, of laat het ons samen uitzoeken door een paar uur met je mee te lopen.
Plan een kennismakingMaak kennis met Adproved.
Julian Peeters, oprichter
Uit Tilburg. Je praat met de mensen die het bouwen, niet met een accountmanager.
Je hoort binnen 24 uur van ons.