Een mailbox die elke ochtend vol staat met vragen die je al honderd keer hebt beantwoord. Een mailbox-assistent leest wat binnenkomt, sorteert op wat urgent is en zet voor terugkerende vragen een antwoord klaar in jouw toon. Jij leest, past aan waar nodig en verstuurt.
Plan een kennismakingEen mailbox-assistent is een AI-systeem dat gekoppeld is aan je zakelijke mailbox. Het leest elke binnenkomende mail, herkent wat er gevraagd wordt, sorteert op urgentie en zet voor terugkerende vragen een concept-antwoord klaar, geschreven in jouw toon en met jouw informatie. Het antwoord gaat pas de deur uit als jij het hebt gelezen en op verzenden hebt geklikt. Adproved bouwt deze assistenten op maat voor bedrijven in heel Nederland.
Geschreven door Julian Peeters, Adproved bijgewerkt:
De assistent leest elke mail die binnenkomt en bepaalt wat het is: een vraag over levertijd, een offerte-aanvraag, een klacht, een factuur, spam. Wat urgent is, komt bovenaan. Wat terugkomt, krijgt een concept-antwoord dat klaarstaat in je mailbox, geschreven zoals jij het zou schrijven, met jouw prijzen, voorwaarden en openingstijden erin.
Jij opent je mailbox en ziet geen veertig losse mails, maar een gesorteerde lijst met bij de meeste al een antwoord klaar. Je leest, past een zin aan als dat nodig is en klikt op verzenden. Wat de assistent niet begrijpt of wat om een persoonlijk antwoord vraagt, laat hij aan jou, zonder een concept dat je eerst moet weggooien.
Het werk dat je elke ochtend een uur kostte, wordt een kwartier lezen en goedkeuren. En de mail die vroeger drie dagen bleef liggen omdat hij niet urgent voelde, krijgt dezelfde dag een antwoord.
Mail is het visitekaartje van je bedrijf, dus we laten een systeem niet zomaar namens jou versturen. De assistent zet klaar, jij verstuurt. De eerste weken draait hij zelfs helemaal mee zonder iets klaar te zetten: je ziet wat hij zou hebben geantwoord en corrigeert. Zo leert hij jouw toon en jouw regels voordat hij ook maar één concept in je mailbox zet.
Wil je later dat bepaalde soorten mail, zoals een bevestiging van ontvangst, wel automatisch de deur uitgaan? Dat kan, per soort mail, en het is altijd terug te draaien. Jij bepaalt hoeveel ruimte de assistent krijgt.
Welke gegevens de assistent mag gebruiken en waar die heen gaan, spreken we vooraf af. Hij werkt alleen met wat hij nodig heeft om te antwoorden, en jij bepaalt de bronnen.
Gekoppeld aan de mailbox die je al gebruikt. Geen aparte omgeving, geen nieuwe gewoontes.
De assistent leert van jouw eerdere antwoorden en jouw correcties. Klanten merken geen verschil, behalve dat ze sneller antwoord krijgen.
Het systeem stelt voor, jij beslist. Geen mail, offerte of bestelling gaat de deur uit zonder dat een mens het heeft goedgekeurd.
Van eerste gesprek tot draaiend systeem praat je met dezelfde persoon: degene die het bouwt. Op vragen volgt binnen 24 uur reactie.
Voor de vragen die terugkomen wel: levertijden, prijzen, openingstijden, beschikbaarheid, status van een bestelling. Voor mail die om een persoonlijk antwoord vraagt, zet de assistent niets klaar en laat hij het aan jou. Dat onderscheid leert hij in de meekijkperiode.
Met de gangbare zakelijke mailboxen wel. In het eerste gesprek bekijken we jouw situatie en welke koppeling daarvoor nodig is.
Dan zie jij dat voordat het verstuurd wordt, want jij klikt op verzenden. Je past het aan en de assistent leert van die correctie. In de eerste weken draait hij mee zonder iets klaar te zetten, juist om dit soort fouten eruit te halen voordat ze in je mailbox verschijnen.
Dat hangt af van hoeveel mail je krijgt en hoeveel daarvan terugkerende vragen zijn. In het eerste gesprek nemen we jouw aantallen door en rekenen we uit wat de assistent per week kan overnemen. Ronde beloftes doen we niet.
Van eerste gesprek tot draaiende assistent rekenen we vier tot zes weken, inclusief de weken waarin hij meedraait zonder iets klaar te zetten.
Online of aan tafel in Tilburg. Weet je nog niet wat er te automatiseren valt, dan lopen we een paar uur met je mee in het bedrijf.
Plan een kennismakingMaak kennis met Adproved.
Julian Peeters, oprichter
Uit Tilburg. Je praat met de mensen die het bouwen, niet met een accountmanager.
Je hoort binnen 24 uur van ons.